Este documento descreve como a Digimax Gestão Documental coleta, utiliza, armazena e protege os dados pessoais fornecidos por meio de nossos canais de atendimento e formulários online, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD — Lei nº 13.709/2018) e demais legislações aplicáveis.

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1. Identificação do Controlador

Razão Social: Digimax Gestão Documental LTDA
CNPJ: 16.736.814/0001-29
Endereço: Bauru, São Paulo — Brasil
E-mail do encarregado (DPO): comercial@digimaxarquivo.com.br
Telefone: (14) 3500-8508 | WhatsApp: (14) 99141-5428

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2. Dados Pessoais Coletados

Ao preencher nossos formulários, coletamos as seguintes informações:

• Nome completo do solicitante
• Número de telefone e/ou WhatsApp
• Endereço de e-mail
• Estimativa de volume documental (ex: quantidade de caixas ou metros lineares)
• Razão social ou nome fantasia da empresa (quando aplicável)
• Serviço de interesse selecionado no formulário

Não coletamos dados sensíveis como CPF, RG, dados bancários ou informações de saúde por meio deste formulário.

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3. Finalidade e Base Legal do Tratamento

Os dados coletados são utilizados exclusivamente para as seguintes finalidades:

• Elaboração e envio de proposta comercial personalizada ao solicitante
• Contato por telefone, WhatsApp ou e-mail para atendimento da solicitação
• Registro interno para controle, acompanhamento e histórico de atendimentos
• Cumprimento de obrigações legais e contratuais quando aplicável

Base legal: art. 7º, incisos I (consentimento), V (execução de contrato ou procedimentos preliminares) e IX (legítimo interesse) da LGPD.

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4. Consentimento e Revogação

O preenchimento e envio do formulário constitui manifestação livre, informada e inequívoca de consentimento para o tratamento dos dados nas finalidades descritas nesta política.

O titular pode revogar seu consentimento a qualquer momento, sem prejuízo da licitude do tratamento realizado anteriormente, mediante solicitação formal enviada ao e-mail: comercial@digimaxarquivo.com.br ou pelo WhatsApp (14) 99141-5428.

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5. Compartilhamento e Transferência de Dados

A Digimax não comercializa, aluga, cede ou compartilha dados pessoais com terceiros para fins comerciais ou publicitários. O compartilhamento poderá ocorrer somente nas seguintes hipóteses:

• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória
• Determinação judicial ou requisição de autoridade competente
• Fornecedores de tecnologia essenciais à operação (ex: plataformas de e-mail, CRM ou armazenamento em nuvem), sob cláusula contratual de confidencialidade
• Parceiros prestadores de serviço quando necessário para execução do contrato firmado com o cliente, mediante ciência do titular

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6. Prazo de Conservação dos Dados

Os dados pessoais serão conservados pelo período necessário para o cumprimento das finalidades que motivaram sua coleta, observados os prazos legais aplicáveis, incluindo eventuais obrigações fiscais, contábeis e de arquivo estabelecidas em lei.

Após o encerramento do prazo legal ou contratual, os dados serão anonimizados ou eliminados de forma segura e irreversível.

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7. Armazenamento e Segurança da Informação

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados, situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado, incluindo:

• Controle de acesso restrito por autenticação
• Criptografia de dados em trânsito e em repouso quando aplicável
• Política interna de segurança da informação para colaboradores
• Monitoramento periódico de vulnerabilidades nos sistemas utilizados

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8. Direitos do Titular de Dados

Em conformidade com o art. 18 da LGPD, o titular dos dados tem direito a:

• Confirmar a existência de tratamento de seus dados pessoais
• Acessar os dados que possuímos sobre si
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados
• Solicitar a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários
• Solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço
• Obter informações sobre entidades com quem compartilhamos seus dados
• Revogar o consentimento previamente concedido
• Opor-se ao tratamento realizado com fundamento em legítimo interesse

Para exercer seus direitos, entre em contato pelo e-mail:
comercial@digimaxarquivo.com.br ou pelo WhatsApp (14) 99141-5428.

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9. Cookies e Tecnologias de Rastreamento

Nosso site (digimaxarquivo.com.br) pode utilizar cookies e tecnologias similares para melhorar a experiência de navegação, medir o desempenho de páginas e apoiar campanhas de marketing digital. Os cookies utilizados podem incluir:

• Cookies essenciais: necessários ao funcionamento básico do site
• Cookies analíticos: coletam dados agregados de acesso (ex: Google Analytics)
• Cookies de publicidade: utilizados para campanhas no Google Ads e similares

O usuário pode gerenciar ou desativar cookies diretamente nas configurações do seu navegador, podendo isso afetar algumas funcionalidades do site.

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10. Uso de Informações para Comunicações Comerciais e Portfólio

Com base no consentimento fornecido neste formulário, a Digimax poderá utilizar o e-mail e o número de telefone do solicitante para envio de materiais informativos, como newsletters, atualizações de serviços e conteúdos relevantes sobre gestão documental. O titular pode cancelar o recebimento dessas comunicações a qualquer momento por meio dos links de descadastramento ou entrando em contato conosco.

Adicionalmente, quando da formalização de contrato de prestação de serviços, a Digimax poderá fazer referência ao cliente em seu portfólio institucional, utilizando nome comercial ou logomarca da empresa contratante para fins de divulgação em seu site, redes sociais e materiais de apresentação comercial.

Essa utilização fica condicionada à ausência de oposição formal do cliente, que poderá solicitar a exclusão do portfólio a qualquer tempo mediante comunicação escrita para o e-mail comercial@digimaxarquivo.com.br.

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11. Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO)

A Digimax designa como encarregado pelo tratamento de dados pessoais o responsável pelo setor comercial, acessível pelo e-mail comercial@digimaxarquivo.com.br.

Atribuições do encarregado incluem aceitar reclamações e comunicações dos titulares, proporcionar esclarecimentos e adotar providências pertinentes.

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12. Alterações nesta Política

Esta Política de Privacidade poderá ser atualizada periodicamente para refletir mudanças em nossas práticas de tratamento de dados, exigências legais ou decisões da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Alterações relevantes serão comunicadas por e-mail ou mediante aviso em nosso site.

O uso continuado dos nossos serviços após a publicação de alterações constitui aceitação da versão atualizada desta política.

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13. Lei Aplicável e Foro

Esta política é regida e interpretada conforme as leis da República Federativa do Brasil, em especial a LGPD (Lei nº 13.709/2018), o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990) e demais legislações aplicáveis. Fica eleito o foro da Comarca de Bauru/SP para dirimir quaisquer controvérsias decorrentes desta política.

Versão 1.0 — Vigor a partir de março de 2026.

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